很多单位在信息安全方面做了很多管理工作，比如文件加密、打印内容监控、邮件管理、网络管理、U口封闭等，但复印机的管理却存在漏洞，有的是使用权限没有控制，有的是没有对复印内容监控，一旦发生泄密，无从追查。安装复印机打印复印内容监控系统后，所有打印和复印的内容都被存档记录监控，起到了控制非工作使用、追查泄密的人员的作用。
复印机打印复印内容监控系统需要在服务器上安装管理软件，所有打印作业先发送到服务器上，然后再发送给打印机输出，以实现监控，复印监控是在复印的同时，将复印内容发送到服务器上，以实现监控。